Kabellos drucken: So funktioniert der WLAN-Drucker
Den Laptop auf dem Sofa, das Smartphone in der Küche – und trotzdem landet das Dokument im Drucker im Arbeitszimmer. Kabellos zu drucken ist heute bei fast allen neuen Geräten Standard. Statt eines Datenkabels übernimmt eine Funkverbindung die Übertragung, nur der Netzstecker bleibt. Dieser Ratgeber erklärt, was hinter Begriffen wie WLAN, WiFi und Wireless steckt, wie Sie einen WLAN-Drucker einrichten und was hilft, wenn die Verbindung streikt.
Kurz gesagt: Für kabelloses Drucken braucht der Drucker ein eingebautes WLAN-Modul und muss im selben Netzwerk angemeldet sein wie Computer oder Smartphone. Ohne Router geht es per Wi-Fi Direct. iPhones drucken über AirPrint, Android-Geräte über Mopria – meist ohne zusätzliche App.
WLAN, WiFi oder Wireless: Was bedeutet das beim Drucker?
Auf Verpackungen und in Datenblättern tauchen unterschiedliche Begriffe auf, gemeint ist aber fast immer dasselbe: Der Drucker kann sich per Funk mit einem Netzwerk verbinden.
- WLAN steht für „Wireless Local Area Network“ und ist der im deutschsprachigen Raum übliche Begriff für ein Funknetzwerk.
- WiFi oder Wi-Fi ist die international gebräuchliche Bezeichnung für denselben Funkstandard. Ein WiFi-Drucker ist also ein WLAN-Drucker.
- Wireless heißt schlicht „kabellos“ und beschreibt die Funkfähigkeit allgemein.
- Wi-Fi Direct ist dagegen eine eigene Funktion: eine direkte Funkverbindung zwischen Drucker und Gerät ganz ohne Router.
Kabellose Drucktechniken im Überblick
WLAN über den Router
Der Standard für Zuhause und Büro. Drucker und Geräte sind im selben Funknetz angemeldet, alle können gleichzeitig darauf zugreifen.
Wi-Fi Direct
Der Drucker spannt ein eigenes kleines Funknetz auf. Praktisch für Gäste oder Orte ohne Router.
AirPrint und Mopria
Druckstandards für Apple- und Android-Geräte. Sie erkennen kompatible Drucker im Netzwerk und drucken ohne Treiber.
Bluetooth
Vor allem bei kleinen Foto- und Etikettendruckern verbreitet. Die Reichweite ist kurz, für Bürodrucker spielt Bluetooth kaum eine Rolle.
Druck über das Internet
Viele Hersteller bieten Cloud-Dienste an, über die sich per App oder E-Mail auch von unterwegs drucken lässt. Dafür ist meist ein Kundenkonto nötig.
WLAN-Drucker einrichten
Die Schritte unterscheiden sich je nach Hersteller etwas, das Grundprinzip ist aber immer gleich:
- Drucker einschalten und vollständig starten lassen.
- Am Display den WLAN- oder Netzwerkassistenten öffnen. Drucker ohne Display werden meist über die App des Herstellers eingerichtet.
- Ihr Funknetz aus der Liste wählen und das WLAN-Passwort eingeben.
- Warten, bis der Drucker die Verbindung bestätigt. Viele Geräte zeigen das mit einer leuchtenden WLAN-Anzeige.
- Den Drucker auf Computer, Smartphone oder Tablet hinzufügen und eine Testseite drucken.
Wie Sie den Drucker anschließend unter Windows oder macOS hinzufügen, beschreibt der Ratgeber Drucker installieren.
Schneller per WPS: Unterstützen Router und Drucker WPS, drücken Sie die WPS-Taste am Router und starten innerhalb von etwa zwei Minuten die WPS-Verbindung am Drucker. Die Geräte verbinden sich dann ohne Passworteingabe.
Wi-Fi Direct: drucken ohne Router
Mit Wi-Fi Direct verbinden Sie ein Gerät direkt mit dem Drucker. So gehen Sie vor:
- Wi-Fi Direct im Netzwerkmenü des Druckers aktivieren.
- Auf Smartphone oder Laptop in den WLAN-Einstellungen das Netzwerk des Druckers auswählen. Es beginnt häufig mit „DIRECT-“.
- Das Passwort eingeben, das der Drucker am Display anzeigt oder auf einer Infoseite ausdruckt.
- Wie gewohnt drucken.
Beachten Sie: Solange ein Gerät mit dem Drucker direkt verbunden ist, hat es über diese Verbindung in der Regel keinen Internetzugang.
Vom Smartphone und Tablet drucken
iPhone und iPad
Unterstützt der Drucker AirPrint, öffnen Sie in der App das Teilen-Menü und wählen „Drucken“. Der Drucker erscheint automatisch, wenn beide im selben WLAN sind.
Android
Android bringt einen eingebauten Druckdienst mit, der viele Drucker über den Mopria-Standard findet. Im Menü einer App „Drucken“ wählen, Drucker auswählen, fertig.
Für Zusatzfunktionen wie Scannen, Füllstandsanzeige oder Kopieren lohnt sich zusätzlich die App des Druckerherstellers.
Probleme beim kabellosen Drucken
Drucker wird nicht gefunden
Meist sind die Geräte in unterschiedlichen Netzen, etwa im Gastnetz. Auch eine aktive VPN-Verbindung am Laptop oder eine Router-Einstellung, die Funkgeräte voneinander abschirmt, verhindert die Erkennung.
Einrichtung schlägt fehl
Viele Drucker funken nur im 2,4-GHz-Band. Sendet der Router beide Bänder unter einem Namen, kann die Ersteinrichtung per App scheitern. Dann hilft es, das Smartphone für die Einrichtung im 2,4-GHz-Netz anzumelden. Danach drucken auch Geräte im 5-GHz-Band problemlos.
Verbindung bricht ab
Ein schwaches Signal ist die häufigste Ursache. Den Drucker näher an Router oder Repeater stellen und im Router eine feste IP-Adresse für ihn reservieren.
Smartphone findet den Drucker nicht
Prüfen, ob das Handy wirklich im WLAN und nicht im Mobilfunknetz ist, und ob AirPrint bzw. der Druckdienst unter Android aktiviert ist.
Älteren Drucker kabellos nachrüsten
Auch ein Drucker ohne eingebautes WLAN lässt sich kabellos nutzen. Ein kleiner Druckserver verbindet ihn per USB mit dem Netzwerk, und manche Router übernehmen diese Aufgabe direkt über ihren USB-Anschluss – Schritt für Schritt erklärt am Beispiel Drucker an der FRITZ!Box einrichten. Prüfen Sie vorher im Datenblatt, ob Ihr Drucker nicht doch schon WLAN an Bord hat.
Planen Sie ohnehin einen neuen Drucker, hilft unsere Drucker-Kaufberatung bei der Auswahl eines passenden WLAN-Modells.
Häufige Fragen zum kabellosen Drucken
Was ist der Unterschied zwischen WiFi und WLAN beim Drucker?
Es gibt keinen. WLAN ist der im Deutschen übliche Begriff, WiFi die internationale Bezeichnung für denselben Funkstandard. Ein Drucker mit WiFi kann sich also genauso mit Ihrem WLAN verbinden.
Kann ich mit jedem Drucker kabellos drucken?
Nur wenn er ein WLAN-Modul besitzt. Ältere Geräte ohne Funk lassen sich aber über einen Druckserver oder den USB-Anschluss eines geeigneten Routers ins Netzwerk einbinden und so ebenfalls kabellos nutzen.
Wie drucke ich vom iPhone oder Android-Handy?
Beim iPhone über AirPrint: im Teilen-Menü „Drucken“ wählen. Bei Android über den eingebauten Druckdienst: in der App „Drucken“ auswählen. In beiden Fällen müssen Handy und Drucker im selben WLAN sein oder per Wi-Fi Direct verbunden werden.
Kann ich ohne WLAN drucken?
Ja. Per USB-Kabel, per Netzwerkkabel am Router oder kabellos über Wi-Fi Direct, das ohne Router auskommt. Manche kleinere Drucker unterstützen zusätzlich Bluetooth.
Ist kabelloses Drucken sicher?
In einem mit WPA2 oder WPA3 verschlüsselten Heimnetz ja. Ändern Sie zusätzlich das Standardpasswort für die Weboberfläche des Druckers und vermeiden Sie das Drucken über offene, öffentliche Netzwerke.
Ihr WLAN-Drucker läuft? Passende Druckerpatronen und Toner finden Sie bei uns – bei Fragen helfen wir gern weiter.
Ein Ratgeber der DUCARIS GmbH – Fachhändler für Toner, Druckerpatronen und Druckerzubehör seit 2002. Mehr über uns